Embora a TI (Tecnologia da Informação) tenha avançado a passos largos, não é raro encontrarmos algumas empresas, até mesmo as de grande porte, utilizando controles manuais em suas atividades diárias, operacionais e, inclusive, estratégicas.
Isso representa um retrocesso em tudo o que foi conquistado ao longo dos anos com base em P&D (Pesquisa e Desenvolvimento), além de deixar de proporcionar às empresas o pleno emprego do seu potencial.
A Retta TI compreende a seriedade desse tema, por isso, traz até você este artigo em que abordaremos as principais informações da migração dos controles manuais para os digitais. Então, continue essa leitura e saiba mais!
Mapeie os processos
O primeiro passo e um dos mais importantes, é mapear todos os processos da empresa aos quais desejar eliminar os controles manuais para os digitais, afinal, isso vai garantir a correta visualização do atual cenário da empresa, o nível de atividades que são realizadas de maneira manual e a implementação de melhorias em plataformas baseadas no uso da TI.
Lembre-se de incluir todas as atividades, mesmo as que você considera as mais simples e que pensa não ser vantajoso migrá-la para processos automatizados, afinal, um grande número de pequenas atividades gera um impacto surpreendente no final de todo o processo.
Imagine o melhor fluxo dos processos, com base em ferramentas que possibilitem a menor intervenção humana, de modo que, a tecnologia vem avançando de tal forma que os processos de automação estão cada vez melhores e possibilitando o melhor uso da força de trabalho, bem como do tempo disponível para as operações.
Escolha as ferramentas corretas
O próximo passo é escolher as ferramentas corretas de acordo com as reais necessidades de eliminação das tarefas manuais. Cada uma dessas atividades pode exigir uma ferramenta específica, ou uma plataforma integrada que reúna um mix de recursos que garantam o pleno emprego da automação e meios digitais.
Para que isso seja possível, é fundamental contar com uma boa parceria de negócios, ou seja, uma empresa que ofereça soluções e consultoria em desenvolvimento de software, com foco no que a sua organização realmente precisa.
Principais abordagens da digitalização de controles
Quando uma empresa decide sair de um cenário onde as atividades são executadas de forma manual para uma abordagem digital, algumas atividades tornam-se chave, gerando um movimento de sinergia que movimenta as áreas secundárias.
Assim, os controles financeiros de fluxo de caixa, gestão de pagamentos e recebíveis, conciliação bancária e demais atividades do setor podem ser controladas utilizando uma plataforma voltada para essas tarefas e, acima de tudo, com o benefício da integração e atualização das informações em tempo real.
Controles de estoque, supply chain, produção, manutenção, logística e faturamento também podem e devem se beneficiar com soluções que permitam migrar de controles manuais para digitais, proporcionando maior produtividade para a organização que, em consequência, será capaz de aumentar suas receitas e participação no mercado em que atua.
As atividades de apoio também não devem ser negligenciadas, como por exemplo, administração, gestão de pessoas, comercial, planejamento, TI e demais áreas, pois, uma empresa tem como característica principal a união de pessoas em prol de um objetivo comum, compartilhando informações e executando atividades de maneira organizada.
Vantagens dos controles digitais
Agora que você entende como é feita a eliminação dos controles manuais para os digitais, bem como as suas principais abordagens, chegou o momento de conhecer as suas vantagens:
• Aumenta a produtividade das pessoas e setores;
• Disponibiliza as informações atualizadas em tempo real;
• Possibilidade de atuar fora do perímetro da empresa, dado que os controles digitais podem estar baseados na internet, permitindo flexibilidade e responsividade entre diversos dispositivos, como computador, smartphone e tablet;
• Concentra todas as informações em um único lugar ou em uma mesma base de dados, evitando que sejam criadas inúmeras planilhas de controle ou muitos documentos físicos que podem se perder ao longo do tempo;
• Garante que os controles estejam em conformidade com a legislação e normas vigentes;
• Melhora a gestão do conhecimento corporativo.
Com base nessas informações, é importante salientar que os gestores devem estar atentos ao processo de modernização dos controles, caso contrário, a empresa pode passar por problemas de fluxos de informações e queda da produtividade. Mas as empresas que realizarem essa eliminação de controles manuais para digitais poderão tornar exponencial os seus resultados positivos, vivenciando uma aceleração de mercado e inovação.
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